일반 회사용 재직증명서에는 법으로 정한 공통 서식이 따로 없습니다.
근로기준법은 근로자가 요구한 사항을 사실대로 적도록 정하고 있습니다.
제출처가 요구하는 내용을 갖추면 한글(hwp), 워드, 엑셀 중 어느 프로그램으로 만들어도 됩니다.
아래에서 원하는 파일을 받아 회사 담당자에게 발급을 요청하세요.
제출처가 요구하는 서명이나 직인을 확인한 뒤 PDF로 저장하면 됩니다.
2026년 11월 2일에 국가법령정보센터 조문으로 확인한 내용입니다.
HWP는 서울세무회계사무소가 공개한 표본입니다.
열린 게시글에서 첨부파일 이름을 누르면 받을 수 있습니다.
Word·Excel·PDF는 아래 기본 양식의 빈 서식이며 회원가입 없이 받을 수 있습니다.
회사나 제출처가 지정한 양식이 있으면 그 양식을 우선 사용하세요.
서울세무회계사무소의 재직증명서양식 게시글에서 ‘재직증명서(표본).hwp’를 누릅니다.
휴대폰에서는 다운로드 폴더에서 받은 파일을 확인하세요.
재직증명서에 꼭 들어가는 항목
제출처마다 요구하는 칸은 조금씩 다릅니다.
그래도 아래 네 묶음은 거의 모든 양식에 공통으로 들어갑니다.
| 구분 | 항목 | 작성 요령 |
|---|---|---|
| 인적사항 | 성명, 생년월일, 주소 | 생년월일 중심으로 기재하고 불필요한 주민등록번호는 적지 않기 |
| 재직사항 | 소속, 직위, 담당업무, 재직기간 | 입사일부터 "현재까지"로 표기 |
| 용도 | 제출처·사용 목적 | 예: 은행 제출용 |
| 회사정보 | 상호, 사업자등록번호, 대표자, 주소, 직인 | 발급일과 직인이 빠지면 반려될 수 있음 |
바로 쓰는 재직증명서 기본 양식
아래 표를 한글이나 워드에 그대로 옮겨 적으면 됩니다.
엑셀이라면 왼쪽 칸은 A열, 오른쪽 칸은 B열에 넣으세요.
| 성명 | |
|---|---|
| 생년월일 | |
| 주소 | |
| 소속·직위 | |
| 담당업무 | |
| 재직기간 | 년 월 일 ~ 현재 |
| 용도 |
위 사람은 당사에 재직하고 있음을 증명합니다.
발급일: 년 월 일
상호 · 사업자등록번호 · 주소 · 대표자 (인)
Word·Excel 기본 양식의 오른쪽 빈칸에 실제 정보를 적습니다.
아래 회사정보·발급일은 담당자가 확인하고, 제출처가 요구하는 서명이나 직인을 받아야 합니다.
hwp·워드·엑셀을 PDF로 저장하는 순서
이메일이나 온라인으로 제출할 때는 PDF 파일을 요구하는 경우가 많습니다.
- 회사 담당자가 작성 내용을 확인하고 서명·날인하도록 요청합니다. 직인을 찍은 종이를 스캔하거나 회사가 정식으로 발급한 전자문서를 사용합니다.
- 한글은 「파일」 메뉴의 「PDF로 저장하기」를 누릅니다.
- 워드와 엑셀은 「파일」 → 「다른 이름으로 저장」에서 파일 형식을 PDF로 고릅니다.
- 저장한 PDF를 열어 이름과 날짜, 직인이 잘 보이는지 확인합니다.
회사가 꼭 발급해 줘야 하는 경우
근로기준법 제39조에 따라 회사는 근로자가 청구하면 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금 등을 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 합니다.
퇴직한 뒤에 청구해도 마찬가지입니다.
증명서에는 근로자가 요구한 사항만 적어야 합니다.
시행령 제19조에 따라 청구할 수 있는 사람은 계속해서 30일 이상 근무한 근로자입니다.
퇴직한 경우에는 퇴직 후 3년 안에 청구해야 합니다.
이 의무를 어기면 근로기준법 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료 대상이 될 수 있습니다.
회사가 떼 주기 어려울 때 쓰는 대체 서류
회사가 폐업했거나 담당자와 연락이 닿지 않는 경우가 있습니다.
이럴 때는 공단에서 발급하는 건강보험 자격득실확인서로 직장가입 이력을 증명할 수 있습니다.
다만 대체 서류를 받아 주는지는 제출처마다 다릅니다.
먼저 제출처에 물어보세요.
국민건강보험 홈페이지의 서비스찾기에서 ‘자격득실확인서’를 검색합니다.
같은 이름의 결과 카드에서 ‘발급하기’를 선택하세요.
로그인 화면에서 ‘개인 회원 로그인’을 선택하고 아래 인증 방법으로 내려갑니다.
개인의 자격득실확인서를 받는 경우 사업장 회원 로그인과 구분하세요.
‘간편 인증’ 또는 본인이 가진 ‘공동·금융 인증서’를 선택해 직접 로그인합니다.
로그인 후 자격득실확인서 발급 화면에서 필요한 직장가입 이력을 확인하세요.
버튼을 누르면 로그인 화면이 열립니다.
간편 인증이나 공동·금융 인증서로 로그인하면 발급 화면으로 넘어갑니다.
컴퓨터 사용이 어렵다면 무인민원발급기에서도 받을 수 있습니다.
자주 묻는 질문
직인 없이 대표자 서명만 해도 되나요?
받아 주는 곳도 있고 직인을 꼭 요구하는 곳도 있습니다.
제출하기 전에 제출처 기준을 확인하세요.
퇴사한 회사에서도 받을 수 있나요?
퇴사했다면 보통 경력증명서 형태로 받습니다.
30일 이상 근무했다면 퇴직 후 3년 안에 청구할 수 있습니다.
주민등록번호를 꼭 다 적어야 하나요?
우선 생년월일만 적어 제출할 수 있는지 확인하세요.
주민등록번호 전체를 요구받으면 법적 처리근거와 필요한 범위를 확인해 불필요한 노출을 줄이세요.
마무리
제출처가 정한 양식이 있다면 그 양식을 먼저 쓰세요.
정해진 양식이 없다면 위 기본 양식에 직인을 받아 PDF로 저장하면 됩니다.
공식 근거: 근로기준법 제39조 · 시행령 제19조 · 제116조 과태료
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